|
Job-Knigge: richtig E-Mails schreiben
Wir kennen das sicher alle: Bei E-Mail wird oft “geschludert”. Der Ton ist eher lax, Abkürzungen sind häufig (und unverständlich) und oft genug kann man nicht einmal erkennen, ob die E-Mail von Männlein oder Weiblein geschrieben wurde. Da hat man eigentlich schon gar keine Lust mehr, zu antworten.
Beim Versand von E-Mail sollte man einige Punkte beachten. Sonst läuft man nämlich Gefahr, von seinem Gegenüber nicht ernst genommen zu werden und “etwas länger” auf eine Antwort zu warten.
Passender und knackiger Betreff
Empfänger einer E-Mail sehen als erstes die Betreffzeile. Diese Betreffzeile sollte kurz und knapp Auskunft darüber geben, worum es in der E-Mail geht. Das ist besonders wichtig, damit die E-Mail vom Empfänger nicht für Spam gehalten und gelöscht wird.
Keine Abkürzungen
E-Mail im Beruf sind keine Nachrichten in Chat-Communities. Floskeln wie “cu” usw. usw. haben in beruflichen E-Mail nichts zu suchen. Ausserdem sollten Sie sich darüber im Klaren sein, dass nicht alle Nutzer von E-Mail mit diesen Floskeln vertraut sind, sie deshalb nicht verstehen oder schlicht für unhöflich halten (was sie -im beruflichen Bereich- auch sind).
Übrigens: das “MfG” gilt im Geschäftsleben als unhöflich!
Keine Kleinschreibung
Im privaten Bereich spricht nichts dagegen, E-Mail wie SMS zu schreiben: Klein und mit Punkten als Trennzeichen. Im beruflichen Bereich ist das absolutes Tabu, denn gerade längere Texte oder komplexere Themen sind so schwerer zu lesen. E-Mail sind wie Briefe zu schreiben!
Absender nicht vergessen!
Wer E-Mails verschickt, z.B. unter “buzzi0815@sowiso.de” und die nur mit “MfG H.” unterschreibt, darf sich nicht wundern, wenn die Antwort “etwas” länger dauert.
Zu einer E-Mail gehören die vollständigen Absenderdaten, also Name und ggf. eine Telefonnummer.
Nicht duzen!
Eigentlich selbstverständlich, aber wir bekommen sogar (in unserem eigentlichen Geschäftsgebiet “Immobilienfinanzierungen”) immer wieder Anrufe, bei denen uns die Anrufer duzen (“könnt ihr” / ”habt ihr” usw.). Ich bin dann immer kurz davor zu fragen, ob der Anrufer und ich uns kennen und wir ggf. “schon mal zusammen Schweine gehütet haben”.
Wer bei Anrufen oder E-Mails seinen Gegenüber duzt (ohne ihn sehr gut zu kennen), riskiert, nicht ernst genommen und für einen unterbelichteten Volltrottel gehalten zu werden (hart, aber ist so). Also: Duzen ist tabu!
Tipp: wer sich nicht sicher ist, ob er oder sie beim Schreiben einer E-Mail den richtigen Ton trifft - was überhaupt nicht schlimm ist!- sollte überlegen, ob er statt eine E-Mail zu schreiben nicht besser anruft. Im allgemeinen ist der Ton am Telefon etwas lockerer und was bei einer E-Mail schlecht ankommt, kann am Telefon sympatisch wirken!
|
